ประสานงานให้ได้งาน

ประสานงานให้ได้งาน

ผู้ประกอบการ SMEs อย่างดิฉัน คงจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในโครงการพิเศษหรือกิจกรรมที่มีความสำคัญ โดยไม่สามารถผลักภาระนี้ไปให้ใครได้

ในการทำงานที่ต้องมีเจ้าหน้าที่หลายฝ่าย มีหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนอีกหลายเจ้าที่ต้องติดต่องานด้วย การไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไรเมื่อไร และลำดับงานเป็นอย่างไร เป็นเรื่องที่น่ากังวลอย่างที่สุด เพราะในที่สุดโครงการพิเศษนั้นก็จะส่งผลต่อลูกค้าที่มาใช้บริการด้วย ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องเป็นผู้ประสานงานเสียเอง

การสื่อสารระหว่างบุคลากรหลายฝ่าย ทำให้ได้ความกระจ่างในหลายเรื่อง และในขณะเดียวกันก็อาจสับสนได้ในหลายกระบวนการ การใช้อารมณ์และการพูดจาที่โยนความรับผิดชอบก็เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้เสมอ

การป้องกันความเสียหายจากความไม่เข้าใจกันจึงตกเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเริ่มต้นจากการเขียนกระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน การระบุชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้ที่ดูแลแต่ละงานย่อย การสื่อสารให้เร็วและตรงประเด็นเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง โดยต้องไม่ให้เกิดการกระทบกระทั่งความรู้สึกจนกลายเป็นเรี่องส่วนตัว ทุกอย่างที่ทำต้องมุ่งงานเป็นหลัก เมื่อเสร็จงานก็ให้สรุปเป็นกระบวนการเพื่อเป็นบันทึกประสบการณ์ไว้เรียนรู้ต่อไป และเพื่อเป็นเครื่องช่วยการทำงานในอนาคต

โดยสรุป ผู้ประสานงานต้องมีความรับผิดชอบ ประสานงานโดยไม่ประทะคารมและอารมณ์ บันทึกเป็นขั้นตอนให้ชัดเจนก่อนการทำงาน และบันทึกประสบการณ์เมื่อจบงาน